Privacy

4. Organisatorische aspecten: procedures en beschermingsmaatregelen

De sollicitaties, bestaande uit het sollicitatieformulier en de daarbij gevoegde bijlagen (zie onder 3), worden beoordeeld door een commissie bestaande uit twee personen: de administrateur en een bestuurslid. De commissie vat de gegevens van de sollicitatie samen in een formulier Beoordeling Sollicitatie, voorzien van een voorstel aan het Bestuur (Toekennen, toekennen onder voorwaarden of afwijzen).
Dit Beoordelingsformulier wordt in de vergadering voorgelegd aan het bestuur dat een besluit neemt. Het formulier Beoordeling Sollicitatie wordt, nadat een besluit is genomen, ter vergadering door de administrateur ingenomen.
Indien de bijdrage wordt toegekend ontvangt de sollicitant/begunstigde een Akte van Toekenning, eventueel een Akte van Toekenning Onder Voorwaarden. In deze akte zijn de volgende gegevens opgenomen: Naam en voornaam, Nakomeling van de stichters ja/nee, geboorteplaats en datum, adres en woonplaats, naam van de inrichting van onderwijs en studierichting, en eventueel gestelde voorwaarden.
Een kopie van de akte van Toekenning wordt als bijlage toegevoegd aan de jaarrekening van het betreffende jaar.
Het sollicitatieformulier met de bijlagen en het beoordelingsformulier blijven in bewaring bij de administrateur die de stukken bewaart in zijn kantoor, dat niet voor derden toegankelijk is. Geen van de hiervoor genoemde stukken worden gedeeld met derden. De Akten van Toekenning worden bovendien opgeslagen op de computer van de administrateur, welke computer beveiligd is met een internet beveiligingsprogramma.
Per begunstigde worden de volgende gegevens vastgelegd in een fysiek, permanent Register van Begunstigden: Naam, geboorteplaats en datum, omschrijving van de studie, jaren waarin een bijdrage is toegekend. Dit register wordt bewaard in het kantoor van de administrateur.
De sollicitatieformulieren met bijlagen en de Beoordelingsformulieren worden na uiterlijk vijf (5) jaren vernietigd. Bewaard worden: De Akten van Toekenning, in de jaarrekening en digitaal, en de vastlegging in het Register van Begunstigden.
Verantwoordelijk voor de handhaving van het privacy beleid is de Voorzitter/secretaris-ontvanger van de vier Stichtingen.
Alle bestuursleden en de administrateur zijn gebonden aan geheimhouding van de persoonsgegevens die zij in de uitoefening van hun functie onder ogen krijgen.

5. Rechten van betrokkenen

Sollicitanten/begunstigden hebben het recht van informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking van en overdracht van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Verzoeken kunnen worden gericht aan de hiervoor, onder 1 genoemde administrateur.